À l’heure où toutes les entreprises passent au 100 % dématérialisé, le tampon encreur fait de la résistance. Pourquoi cette fourniture est-elle indispensable à une entreprise ? Pourquoi est-ce avantageux d’utiliser un tampon encreur ?
Plan de l'article
Quels sont les avantages à utiliser un tampon encreur ?
Aussi surprenant que cela puisse paraître, le tampon encreur est une fourniture toujours aussi indispensable en milieu professionnel.
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Un tampon pour authentifier
Il y a plusieurs siècles, on utilisait un sceau à cacheter pour authentifier un document ou un courrier. Si sa forme a beaucoup évolué, le tampon encreur n’est ni plus ni moins que la version moderne de ce sceau.
Le rôle premier du tampon encreur est donc l’authentification. Par exemple, s’il est imposé à côté d’une signature, il authentifie celle-ci. De la même manière, l’utilisation d’un tampon encreur sur un document permet de garantir sa provenance et son authenticité. Cette fourniture est donc essentielle à nombre d’entreprises. On les utilise par exemple pour authentifier un courrier ou pour garantir l’originalité d’une commande passée à un fournisseur.
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Un marquage plus rapide de vos documents
Dans une entreprise, il arrive que l’on soit obligé d’apposer la même mention sur de nombreux documents, et ce, plusieurs fois par jour. Effectuée à la main, cette tâche se révèle vite très fastidieuse. En revanche, avec un tampon encreur, il ne suffit que de quelques instants pour qu’elle soit parfaitement exécutée.
Cela peut être par exemple pour inscrire les coordonnées de l’entreprise dans la cadre d’envoi de lettres ou de paquets.
Une lisibilité parfaite pour éviter les erreurs
Dans toutes les entreprises, il y a toujours un ou plusieurs collaborateurs chargés de l’accueil des clients. Parmi les tâches qui leur sont assignées, il peut y avoir celle d’apposer la date de réception des courriers papier au siège de l’entreprise.
Une date mal écrite, une écriture difficile à déchiffrer sont toujours des risques d’erreur. Et les conséquences sont parfois fâcheuses. Avec un tampon encreur dateur, aucun risque d’erreur n’est possible car la date est facile à lire.
Un outil pour classer les documents
Au sein de n’importe quelle société, il y a toujours de nombreux documents et dossiers à archiver précieusement. L’utilisation d’un tampon encreur peut se révéler alors très utile pour classer et gérer l’ensemble de vos documents et dossiers. Archives, factures, le tampon encreur peut vous faire gagner un temps précieux.
La signature de documents
Dans n’importe quelle entreprise, il y a toujours un grand nombre de documents à viser ou à signer. Là encore, l’utilisation d’un tampon encreur peut permettre d’effectuer cette tâche rapidement.
Par ailleurs, le tampon encreur signature est indispensable quand le responsable est absent, par exemple pour cause de vacances. Ce dernier peut donner pouvoir à l’un de ses collaborateurs de confiance pour signer avec un tampon encreur les documents courants de l’entreprise. Ainsi, cette dernière continue de fonctionner normalement.
L’ajout de mentions légales
Si certains documents destinés à être diffusés en dehors de l’entreprise, il peut être nécessaire d’avoir un cachet commercial. Ce dernier précise les coordonnées, mais surtout différentes informations légales obligatoires comme le numéro de TVA intracommunautaire ou encore le numéro SIRET.
L’usage d’un tel tampon encreur vous permet de gagner du temps et évite les erreurs. Par ailleurs, le rendu est nettement plus professionnel que les mêmes mentions ajoutées manuellement. Cela peut être considéré comme un gage de sérieux et de professionnalisme par certains des prospects ou clients.
Quels sont les différents types de tampons encreurs ?
En milieu entrepreneurial, on peut rencontrer tous types de tampons encreurs en fonction du secteur d’activité. Toutefois, parmi les plus courants, on trouve notamment :
- le tampon dateur : comme son nom l’indique, ce temps pour permettre d’ajouter la date sur un document. Cela permet de retracer l’historique des courriers ou des documents au sein de la société ;
- le tampon à formule qui sert à gérer les documents administratifs ou comptables. De tels tampons porte des mentions comme « Payé » « Confidentiel » ou encore « Bon à payer » ;
- le tampon avec le nom et le logo de la structure, sa raison sociale, son adresse, son téléphone, son numéro de TVA intracommunautaire ou encore son numéro Siret.
